Justificación de las dietas ante Hacienda.
Aclararar los aspectos relativos a las dietas y gastos de locomoción, así como de kilometraje, gastos de estancia y manutención y los límites para que estén exentos de retención en el IRPF.
Conceptos retribuidos al empleado según tipo de gasto:
En primer lugar, debemos distinguir los siguientes conceptos:
- Gastos de locomoción.
- Gastos de manutención.
- Gastos de estancia.
- Gastos por desplazamientos (Kilometraje).
Por ello los Gastos por Dietas, son los gastos de manutención y estancia que recibe el trabajador.
1) Gastos de locomoción exentos en el IRPF
Son el importe económico con el que la empresa compensa al trabajador por los gastos de viaje que se produzcan para el desplazamiento fuera de la fábrica, taller, oficina donde se realice habitualmente el trabajo.
En general, los gastos de locomoción que genera un empleado que se desplaza fuera de su lugar de trabajo habitual para realizar su actividad laboral en un lugar distinto por medio de transporte público vendrán justificados por:
- Billetes de tren, autobús, avión o barco.
- Bonos de transporte público.
- Facturas de taxi.
Por consiguiente, se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto.
De esta forma tendremos que cuando se utilicen medios de transporte público estará exento el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento acreditativo.
El exceso percibido sobre esta cantidad justificada está sujeto y no exento del impuesto, por lo que deberá declararse como rendimiento del trabajo.
2) Kilometraje exento en el IRPF
Cuando esta contraprestación al trabajador viene dada por el uso de su vehículo privado para fines de la empresa empleadora, y no realizado con medios de transporte públicos, esta contraprestación cubre todos los aspectos relacionados con:
- Combustible
- Mantenimiento del vehículo
- Desgaste
- Impuestos
- Seguro
Estará exenta la cantidad percibida por el empleado resultante de computar 0,19 euros/kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento. Este importe es a partir de 1 de diciembre de 2005 pues hasta esa fecha estaba fijada en 0,17 euros/km.
El exceso percibido sobre esta cantidad justificada está sujeto y no exento del impuesto, por lo que deberá declararse como rendimiento del trabajo.
También se deberá tener en cuenta que las cantidades que el trabajador reciba de la empresa en concepto de gastos de desplazamiento desde su domicilio al centro de trabajo (plus de transporte) no están exentas del impuesto por lo que deben declararse en su totalidad y estar sujetas a retención.
Este concepto de “Kilometraje”, no cubre gastos adicionales como peajes y parkings ya que se pagan aparte.
El esquema de exención en IRPF y por lo tanto exento de retención en nómina sería el siguiente:
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